Không thể thiếu

Podcast

Bản Tóm Tắt Chi Tiết: Không Thể Thiếu – Hướng Dẫn Không Bốc Phét Để Thành Công Trong Sự Nghiệp

Cuốn sách "Không thể thiếu" của Chris Hirst cung cấp một cái nhìn thực tế và sâu sắc về cách xây dựng một sự nghiệp thành công và đáng giá, nhấn mạnh rằng thành công không chỉ dựa vào tài năng bẩm sinh mà là sự kết hợp của thái độ, hành động có chủ đích và khả năng học hỏi liên tục. Hirst, với kinh nghiệm từ một công nhân nhà máy thủy tinh đến CEO toàn cầu, bác bỏ quan niệm làm việc như một gánh nặng, thay vào đó khẳng định nó có thể là con đường dẫn đến "phần thưởng cá nhân và tài chính, học tập, thành tựu và cơ hội tương lai".

I. Các Chủ Đề Chính và Ý Tưởng Quan Trọng

1. Thái Độ Quan Trọng Hơn Năng Khiếu: Đây là nguyên tắc vàng xuyên suốt cuốn sách. Hirst lập luận rằng mặc dù kỹ năng và kinh nghiệm (năng khiếu) là quan trọng để được phỏng vấn, nhưng "điều giúp bạn có được công việc hoặc thăng tiến, và thực sự quyết định toàn bộ sự nghiệp của bạn, chính là thái độ." (Trang 8). Ông đưa ra công thức: Tiềm năng nghề nghiệp = Thái độ x Năng khiếu, nhấn mạnh rằng điểm thấp ở một trong hai yếu tố sẽ hạn chế đáng kể sự tiến bộ. Thái độ tích cực, sẵn sàng học hỏi, phát triển và đóng góp lâu dài cho tổ chức, cùng với khả năng giúp đỡ người khác, là yếu tố quyết định.

2. Trở Thành Người "Không Thể Thiếu": Người không thể thiếu là người mà "các tổ chức, khách hàng, đối tác và đội nhóm cảm thấy họ không thể mất đi mà không phải chịu tổn thất." (Trang 6). Hirst cung cấp tám đặc điểm của những người thành công nhất, mà bất kỳ ai cũng có thể áp dụng:

·         Hãy là người làm được việc gì đó: "Chỉ có hoàn thành công việc mới là điều quan trọng. Mọi thứ khác chỉ là suy nghĩ và nói suông." (Trang 11). Hãy luôn sẵn lòng nói "Để tôi lo việc đó nhé."

·         Mang đến giải pháp chứ không phải vấn đề: Tránh than vãn và luôn suy nghĩ về các giải pháp tiềm năng trước khi nêu vấn đề. (Trang 12)

·         Làm việc chăm chỉ: Không đồng nghĩa với làm việc quá sức, mà là khả năng tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất và hoàn thành chúng một cách đáng tin cậy. (Trang 13)

·         Đừng để nỗi sợ thất bại ngăn cản bạn cố gắng: Người thành công thất bại nhiều hơn, nhưng họ học hỏi từ đó. (Trang 14)

·         Học nhanh: Sẵn sàng mắc lỗi để cải thiện cho lần sau. (Trang 14)

·         Yêu quá trình, không chỉ kết quả: Tận hưởng toàn bộ hành trình đạt được mục tiêu, không chỉ tìm kiếm công việc tiếp theo. (Trang 15)

·         Tập trung: Rõ ràng về mục tiêu và sử dụng thời gian, năng lượng một cách khôn ngoan để đạt được chúng. (Trang 16)

·         Hãy tuyệt vời vì sự nghiệp của người khác: Giúp đỡ người khác thành công để xây dựng một đội ngũ giỏi xung quanh bạn. (Trang 16)

3. Lãnh Đạo: Khó Khăn Nhưng Không Phức Tạp: Lãnh đạo là kỹ năng quan trọng nhất cho sự nghiệp thành công, được định nghĩa là "bất kỳ ai có trách nhiệm với những người mà họ phụ trách." (Trang 30). Hirst giới thiệu "Phương trình Lãnh đạo": Tác động của Lãnh đạo = Sự rõ ràng x Hành động.

·         Sự rõ ràng: Hiểu rõ tình hình hiện tại, mô tả một tương lai hấp dẫn và con đường để đến đó. Điều này áp dụng cho cả việc lãnh đạo bản thân và người khác. (Trang 31)

·         Hành động: Không có hành động, mọi thứ chỉ là lời nói suông. Quyết định là hành động cần thiết trong môi trường không chắc chắn, tuân thủ "Quy tắc 40/70" của Colin Powell (hành động khi có 40-70% thông tin). (Trang 33)

·         Văn hóa: "Văn hóa là môi trường mà người lãnh đạo tạo ra để nhóm của mình có thể hoạt động tốt hơn." (Trang 35). Văn hóa được định nghĩa bằng hành vi, không phải lời nói, và có thể thay đổi nhanh chóng bằng cách thay đổi hành vi của các nhà lãnh đạo. Bảy đặc điểm của một nền văn hóa hiệu quả bao gồm kỷ luật, hỗ trợ, tin tưởng, tính nhất quán, giao tiếp, hiểu biết và ưu tiên. (Trang 37)

4. Quản Lý Thời Gian và Năng Suất Hiệu Quả: Hirst nhấn mạnh rằng thời gian là nguồn tài nguyên không thể thay thế. Ông chỉ ra rằng nhiều người làm việc không hiệu quả, dành ít thời gian cho các dự án quan trọng nhất. Ông đề xuất "Quy tắc 20/80" (20% nỗ lực mang lại 80% kết quả hữu ích) và khuyến khích tập trung vào đầu ra (kết quả quan trọng đạt được) thay vì đầu vào (số lượng công việc hoàn thành). (Trang 41) Các chiến lược bao gồm:

·         Xác định rõ mục tiêu cá nhân và ưu tiên của tổ chức.

·         "Ghi nhật ký của bạn vào số 0" hàng tháng (đánh giá lại các cuộc họp định kỳ).

·         Phân loại nhiệm vụ hàng tuần (cấp bách, ưu tiên, cắt giảm).

·         Mỗi ngày: xác định một nhiệm vụ quan trọng nhất và cắt giảm một thứ không cần thiết.

·         Tối ưu hóa thời gian trong ngày dựa trên năng lượng cá nhân. (Trang 43-45)

5. Giao Tiếp: Đơn Giản, Chính Xác và Ngắn Gọn: Giao tiếp hiệu quả là cầu nối xây dựng mối quan hệ và thúc đẩy mục tiêu. Hirst khuyến khích làm cho mọi giao tiếp trở nên "đơn giản, chính xác và ngắn gọn" (Trang 49).

·         Lắng nghe tích cực: Là nền tảng của giao tiếp hiệu quả, đòi hỏi sự tự nhận thức và tạm gác phán đoán. (Trang 50)

·         Chính xác: Viết ra suy nghĩ trước khi nói để làm rõ ý tưởng. (Trang 51)

·         Đơn giản: Tránh ngôn ngữ giả tạo, thuật ngữ chuyên ngành. "Khả năng diễn giải những điều phức tạp bằng những thuật ngữ đơn giản là dấu hiệu cuối cùng của sự hiểu biết và thành thạo một chủ đề." (Trang 53)

·         Ngắn gọn: Diễn đạt súc tích mà không bỏ sót thông tin quan trọng. (Trang 54)

·         Giao tiếp phi ngôn ngữ: Nhận thức về tư thế, biểu cảm khuôn mặt, giao tiếp bằng mắt, tông giọng để truyền tải ý định một cách hiệu quả. (Trang 55)

·         Tận dụng tối đa email: Sử dụng tiêu đề rõ ràng, ngắn gọn, ưu tiên nội dung quan trọng nhất ở đầu, giữ giọng điệu chuyên nghiệp, đọc lại lỗi, trả lời nhanh chóng và tránh gửi email khi tức giận. (Trang 57-58)

6. Xử Lý Mối Quan Hệ Với Cấp Trên (Khi Bị Kẹt Ở Giữa Với Bạn): Hirst thừa nhận rằng không phải lúc nào mối quan hệ với sếp cũng tốt đẹp. Ông đưa ra hướng dẫn bảy bước để đối phó:

·         Hiểu biết là bước đầu để giải quyết: Đánh giá sếp một cách khách quan, hiểu hoàn cảnh và thách thức của họ. (Trang 62)

·         Là do bạn hay do họ? (Hay là do tiền?): Xác định nguyên nhân thực sự của sự bất mãn. (Trang 64)

·         Đừng cho rằng sếp của bạn biết bạn đang nghĩ gì: Chủ động giao tiếp tham vọng và những gì bạn cần. (Trang 65)

·         Hãy xem xét ROI nghề nghiệp của bạn: Đảm bảo công việc mang lại lợi ích cá nhân (học hỏi, thử thách, hỗ trợ) bên cạnh lương. (Trang 66)

·         Có những cuộc trò chuyện khó khăn: Chuẩn bị kỹ lưỡng, rõ ràng về mục tiêu và "cứ làm đi" (không trì hoãn). (Trang 67)

·         Đầu tư vào mối quan hệ: Xây dựng lòng tin bằng cách giữ lời hứa và chịu trách nhiệm về sai lầm của bản thân. (Trang 69)

·         Phải làm gì nếu không có cách nào hiệu quả: Có ba lựa chọn (cúi đầu, chấp nhận hoàn cảnh có thời hạn, hoặc rời đi). (Trang 70)

7. Thăng Chức và Lương Bổng: Hirst nhấn mạnh rằng "không ai quan tâm đến sự nghiệp của bạn nhiều như chính bạn." (Trang 73). Sự nghiệp là một "trò chơi đổi ghế" với cơ hội giảm dần khi thăng tiến.

·         Làm thế nào để được thăng chức (5 tiêu chí): Hiệu suất vượt trội trong vai trò hiện tại, tiềm năng lãnh đạo, động lực tăng trưởng (đóng góp vào mục tiêu ưu tiên của tổ chức), sự phù hợp với văn hóa và khả năng hiển thị. (Trang 75)

·         Nếu bạn không hỏi, bạn sẽ không nhận được: Chủ động đề xuất thăng chức, tăng lương, đào tạo hoặc trách nhiệm mới. (Trang 74)

·         Đàm phán: Chuẩn bị kỹ lưỡng, rõ ràng về mục tiêu, thành thật với bản thân và hiểu BATNA (Best Alternative To a Negotiated Agreement) – các lựa chọn thay thế nếu đàm phán không thành công. (Trang 80)

8. Mạng Lưới Quan Hệ: Hirst cung cấp hướng dẫn cho những người không tự tin trong việc xây dựng mạng lưới quan hệ. Mạng lưới giúp:

·         Khả năng hiển thị: Được biết đến trong và ngoài tổ chức.

·         Tìm kiếm cơ hội mới: Cơ hội thăng tiến và việc làm mới.

·         Tìm kiếm tài năng mới: Thu hút người giỏi vào nhóm.

·         Hướng dẫn: Tìm kiếm và trở thành người cố vấn.

·         Chia sẻ kiến thức và thông tin: Cập nhật xu hướng ngành. (Trang 86-87) Ông khuyến khích "Vượt qua nỗi sợ mạng" bằng cách: tử tế với bản thân, bắt đầu từ mức nhỏ ("lý thuyết tiếp xúc tăng dần"), tìm người hỗ trợ, "câu cá ở nơi có cá" (tham gia các sự kiện, diễn đàn liên quan) và đảm bảo tần suất. (Trang 87-90)

9. Cuộc Cách Mạng Về Các Cuộc Họp: Hirst chỉ ra rằng các cuộc họp thường diễn ra kém hiệu quả và lãng phí thời gian. Ông đề xuất "Bốn chữ A* của những cuộc họp lớn (*và một chữ P)":

·         Mục tiêu (Aim): Luôn có mục tiêu rõ ràng cho mỗi cuộc họp. (Trang 96)

·         Chương trình nghị sự (Agenda): Gửi trước 24 giờ với mục đích, địa điểm, thời gian, người chủ trì, các điểm cần thảo luận, danh sách người tham dự và tài liệu trước. (Trang 96)

·         Người tham dự (Attendees): Chỉ mời những người có vai trò cụ thể và mong đợi họ tham gia tích cực. (Trang 97)

·         Hành động (Actions): Đảm bảo có bản tóm tắt rõ ràng về các quyết định, hành động, người chịu trách nhiệm và hạn chót trước khi kết thúc. (Trang 98)

·         Đúng giờ (Punctuality): Bắt đầu và kết thúc đúng giờ. (Trang 98) Ông cũng đưa ra lời khuyên về cách điều hành cuộc họp tốt (ngồi đúng vị trí, cân bằng giọng nói, thu hút người tham gia) và cách tham gia các cuộc họp (yêu cầu vai trò xác định, chuẩn bị câu hỏi, nói sớm, chuẩn bị kỹ lưỡng). (Trang 99-102)

10. Viết Bài Thuyết Trình Hấp Dẫn và Nói Trước Công Chúng: Đây là hai kỹ năng quan trọng được Hirst tách biệt và hướng dẫn chi tiết.

·         Viết bài thuyết trình hấp dẫn: Bắt đầu với một "mục tiêu rõ ràng" để định hướng nội dung và "đặt khán giả của bạn lên hàng đầu". Áp dụng cấu trúc đơn giản ("Bắt đầu: Nói với họ những gì bạn sắp nói với họ; Giữa: Nói với họ; Kết thúc: Hãy nói với họ những gì bạn đã nói với họ"). Khuyến khích "lên men" (dành thời gian để bài thuyết trình "chín" và cắt bỏ những phần không cần thiết) và "càng ngắn càng tốt và không ngắn hơn". (Trang 108-112)

1.     Mười quy tắc khi nói trước công chúng:Tiếp xúc tiến triển: Thường xuyên thực hành để vượt qua nỗi sợ hãi.

2.     90 phần trăm chuẩn bị, 10 phần trăm cảm hứng: Chuẩn bị kỹ lưỡng là chìa khóa.

3.     Diễn tập: Luyện tập giúp phát triển trí nhớ cơ bắp và quản lý thời gian.

4.     Hãy là chính mình: Tránh giả tạo, chia sẻ tính nhân văn để kết nối.

5.     Xây dựng cầu nối với khán giả của bạn: Sử dụng câu chuyện, giai thoại để thu hút sự chú ý.

6.     Hãy là một khán giả ủng hộ: Hỗ trợ những người đang thuyết trình.

7.     Chuẩn bị cho các câu hỏi: Suy nghĩ trước về các câu hỏi có thể có.

8.     Bối cảnh rất quan trọng: Kiểm soát môi trường vật chất để tạo sự thoải mái cho khán giả.

9.     Kiểm tra trước khi bay: Luôn tự mình kiểm tra bài thuyết trình trên thiết bị sẽ sử dụng.

10.                        Mua cái clicker chết tiệt... và hít thở: Những mẹo đơn giản để bài thuyết trình trôi chảy và tự tin. (Trang 116-125)

11. Sức Khỏe Tinh Thần: Không Chỉ Tồn Tại Mà Còn Phát Triển: Hirst thừa nhận căng thẳng là một phần không thể tránh khỏi của sự nghiệp, nhưng nhấn mạnh việc quản lý và phục hồi là cần thiết để tránh "điểm chảy dẻo" (biến dạng vĩnh viễn) và kiệt sức. (Trang 129)

·         Hiểu về căng thẳng: Căng thẳng tăng do sự thay đổi nhanh chóng của công việc.

·         Vị trí kiểm soát: Khái niệm của Julian B. Rotter, khuyến khích phát triển "trung tâm kiểm soát nội tại" – tin rằng bạn kiểm soát các sự kiện trong cuộc sống, bao gồm sự nghiệp. (Trang 132)

·         Tự chủ, trách nhiệm và hậu quả: Căng thẳng phát sinh khi có trách nhiệm cao, hậu quả nghiêm trọng và quyền tự chủ thấp. Tăng cường tự chủ là cách chính để giảm căng thẳng. (Trang 134)

·         Mười hai bước thiết thực để kiểm soát cách chúng ta làm việc: Sự rõ ràng, cẩn thận với chủ nghĩa hoàn hảo, làm việc khó khăn trước, ngừng đa nhiệm, kiểm soát ngày của bạn, phục hồi dựa trên công việc, đầu tư thời gian cho bản thân, một giờ ích kỷ mỗi tuần, vách ngăn lửa (giữa công việc và cuộc sống), thói quen lành mạnh, nhớ đến người khác và "luôn luôn thoa kem chống nắng" (sử dụng hết tiền nghỉ phép). (Trang 136-140)

II. Kết Luận Chung

Chris Hirst kết luận rằng sự nghiệp thành công là "nghệ thuật hơn là khoa học", là một quá trình liên tục của sự tiến bộ, tự chủ và được tưởng thưởng. Ông khẳng định chế độ trọng dụng nhân tài không phải là huyền thoại nếu chúng ta chủ động biến nó thành hiện thực. Cuốn sách là một cẩm nang thiết thực giúp mỗi cá nhân "làm chủ sự nghiệp của mình bằng cách tập trung năng lượng và nỗ lực đúng chỗ" và "trở thành người mà mọi người đều muốn có trong nhóm của mình" – người mang lại giải pháp, ủng hộ và luôn học hỏi nhanh chóng.

"Không có gì trong những trang sách này là vượt quá khả năng của bạn. Bạn có thể làm được tất cả – và nếu làm được, bạn sẽ thành công ở bất cứ đâu. Điều đó có nghĩa là một sự nghiệp tuyệt vời và bổ ích đang nằm trong tầm tay bạn." (Trang 145)

1. Những nguyên tắc cốt lõi nào giúp cá nhân đạt được sự nghiệp thành công và viên mãn?

Để đạt được sự nghiệp thành công và viên mãn, các nguồn tài liệu của bạn nhấn mạnh một số nguyên tắc cốt lõi, tập trung vào sự kết hợp giữa tư duy, kỹ năng và hành động có chủ đích. Cuốn sách này là một "bài ca ngợi sự nghiệp: làm thế nào để thành công, làm thế nào để tận hưởng chúng và quan trọng nhất là làm thế nào để sự nghiệp của bạn phát triển".

Dưới đây là những nguyên tắc cốt lõi giúp cá nhân đạt được sự nghiệp thành công và viên mãn, được chắt lọc từ các nguồn:

I. Tư duy và Thái độ (Mindset and Attitude)

1.     Thái độ quan trọng hơn năng khiếu: Đây là nguyên tắc vàng hàng đầu. Mặc dù nhà tuyển dụng quan tâm đến kỹ năng và kinh nghiệm, nhưng thái độ mới là yếu tố quyết định để được tuyển dụng, thăng chức và định hình toàn bộ sự nghiệp của bạn. Các khía cạnh chức năng của hầu hết công việc đều có thể học nhanh chóng, và ngay cả những công việc đòi hỏi kỹ năng cao cũng nhanh chóng trở nên "tầm thường". Tiềm năng nghề nghiệp được định nghĩa là Thái độ x Năng khiếu.

2.     Sự nghiệp là điều bạn làm chủ và kiểm soát: Một sự nghiệp thành công là mục đích tự thân cũng như là phương tiện để đạt được mục đích. Nó không phải là thứ tự nhiên đến với chúng ta, mà phải là thứ chúng ta sở hữu và kiểm soát. Bạn phải giải phóng bản thân để suy nghĩ rõ ràng về những gì mình muốn đạt được từ sự nghiệp và chấp nhận rằng điều này có thể thay đổi theo thời gian.

3.     Học hỏi từ thất bại: Thất bại là điều không thể tránh khỏi và là điều kiện tiên quyết cho sự phát triển cá nhân. Những người thành công thường trải qua nhiều thất bại hơn những người khác, điều quan trọng là cách họ xử lý và học hỏi từ nó. Đừng để nỗi sợ thất bại ngăn cản bạn cố gắng.

4.     Yêu quá trình, không chỉ kết quả: Nếu bạn chỉ liên tục tìm kiếm công việc tiếp theo, cơ hội thăng tiến tiếp theo, bạn sẽ mãi mãi không hài lòng và có thể làm việc kém hiệu quả trong vai trò hiện tại. Công việc quan trọng nhất chính là công việc hiện tại.

5.     Luôn có giải pháp cho câu hỏi của riêng bạn: Đừng bao giờ đặt câu hỏi với sếp mà không có sẵn giải pháp đề xuất trong đầu. Thái độ tập trung vào giải pháp quan trọng hơn nhiều so với việc giải pháp đó có được chấp nhận hay không.

6.     "Mọi thứ đều khó khăn cho đến khi nó trở nên dễ dàng": Nguyên tắc này áp dụng cho việc học các kỹ năng mới, bao gồm cả kỹ năng giao tiếp và diễn thuyết trước công chúng.

II. Kỹ năng Lãnh đạo và Làm việc nhóm (Leadership and Teamwork Skills)

1.     Lãnh đạo là kỹ năng mạnh mẽ và hữu ích nhất: Khả năng lãnh đạo không chỉ là một phần của trò chơi mà là trò chơi khi nói đến thành công trong sự nghiệp. Nó giúp bạn tiến bộ nhanh hơn, kiểm soát hướng đi của mình và nâng đỡ người khác.

2.     Phương trình lãnh đạo: Tác động của lãnh đạo = Sự rõ ràng x Hành động.

o    Sự rõ ràng: Hiểu rõ mục tiêu bạn đang phấn đấu và có khả năng giải thích lý do, địa điểm và cách thức cho những người xung quanh. Nó giúp bạn tập trung vào những gì quan trọng nhất.

o    Hành động: Lãnh đạo hiệu quả đòi hỏi hành động. Một ý tưởng không được coi là vĩ đại cho đến khi nó được thực hiện một cách xuất sắc.

3.     Trở thành thành viên nhóm tuyệt vời: Đơn vị nhỏ nhất không thể chia cắt của một tổ chức là đội ngũ. Các đặc điểm của một thành viên nhóm tuyệt vời bao gồm:

o    Hãy là người làm được việc gì đó (Be a doer): Những người sẵn sàng đảm đương những công việc nhàm chán, tầm thường và khó khăn có giá trị gần như vô giá.

o    Mang đến giải pháp chứ không phải vấn đề: Thay vì chỉ ra lỗi sai, hãy tập trung vào việc đưa ra các giải pháp thực tế.

o    Làm việc chăm chỉ: Tập trung thời gian vào những nhiệm vụ quan trọng nhất và hoàn thành chúng một cách đáng tin cậy.

o    Hãy chú ý đến người khác: Quan tâm và hỗ trợ lẫn nhau trong nhóm là trách nhiệm đầu tiên và quan trọng nhất.

o    Trở thành người đẳng cấp thế giới ở những việc không đòi hỏi tài năng: Điều này bao gồm việc đúng giờ, lắng nghe tôn trọng, chuẩn bị kỹ lưỡng và hỏi thăm đồng nghiệp.

o    Hãy làm những gì bạn nói bạn sẽ làm: Điều này xây dựng niềm tin và khiến bạn trở thành một thành viên đáng tin cậy.

o    Hãy là một bộ tản nhiệt chứ không phải là một ống thoát nước: Mang đến năng lượng tích cực và thái độ "có thể làm được" trong mọi tình huống.

o    Chịu trách nhiệm: Thừa nhận sai lầm và học hỏi từ chúng là một cách hiệu quả để xây dựng lòng tin.

o    Tìm kiếm phản hồi: Chủ động tìm kiếm phản hồi không chính thức từ đồng nghiệp và cấp trên để cải thiện bản thân.

4.     Hiểu rõ văn hóa: Văn hóa là môi trường mà người lãnh đạo tạo ra để nhóm hoạt động hiệu quả. Nó được định nghĩa bằng hành vi, không phải giá trị, và là yếu tố quyết định cách nhóm phản ứng với các sự kiện. Bảy đặc điểm của một nền văn hóa hiệu quả là kỷ luật, hỗ trợ, tin tưởng, nhất quán, giao tiếp, hiểu biết và ưu tiên.

III. Quản lý Bản thân và Thời gian (Self-Management and Time)

1.     Thời gian là tài nguyên duy nhất không thể bổ sung: Chúng ta cần sử dụng nguồn lực quý giá nhất của mình một cách hiệu quả.

2.     Quy tắc 20/80 (Pareto Principle): Hầu hết mọi người chỉ dành khoảng 20% thời gian cho những dự án quan trọng nhất, và trong 20% đó, họ đạt được khoảng 80% kết quả hữu ích nhất. Mục tiêu không phải là hoàn thành nhiều nhiệm vụ hơn, mà là đạt được kết quả tốt hơn trong một khoảng thời gian nhất định.

3.     Tập trung vào đầu ra, không phải đầu vào: Sự nghiệp của bạn sẽ tiến bộ nhanh nhất khi bạn tham gia và hoàn thành các nhiệm vụ có ý nghĩa chiến lược, những nhiệm vụ tạo ra ảnh hưởng lớn nhất.

4.     Ưu tiên các ưu tiên của tổ chức: Cách hiệu quả nhất để thăng tiến là gia tăng giá trị cho các dự án quan trọng nhất đối với công ty.

5.     Quản lý lịch trình:

o    Hàng tháng: "Zero-base" nhật ký của bạn, loại bỏ các cuộc họp không cần thiết.

o    Hàng tuần: Phân loại nhiệm vụ thành cấp bách, dự án ưu tiên và cắt giảm.

o    Hàng ngày: Xác định nhiệm vụ quan trọng nhất cần làm tốt và điều có thể cắt giảm.

IV. Giao tiếp Hiệu quả (Effective Communication)

1.     Giao tiếp tốt là một trong những kỹ năng hữu ích nhất: Giao tiếp hiệu quả, đơn giản, chính xác và súc tích là cầu nối kết nối cá nhân, xây dựng mối quan hệ và thúc đẩy các nhóm.

2.     Sáu loại giao tiếp cần thành thạo:

o    Lắng nghe tích cực: Nền tảng của giao tiếp hiệu quả, đòi hỏi sự chủ đích và khả năng tạm gác lại phán đoán.

o    Chính xác: Viết ra suy nghĩ của bạn trước khi nói để làm rõ ý tưởng và truyền đạt chúng mạch lạc.

o    Đơn giản: Tránh các từ viết tắt, thuật ngữ chuyên ngành và ngôn ngữ phức tạp. Khả năng diễn giải những điều phức tạp bằng những thuật ngữ đơn giản là dấu hiệu cuối cùng của sự hiểu biết.

o    Ngắn gọn: Diễn đạt bản thân một cách súc tích mà không bỏ sót thông tin quan trọng.

o    Giao tiếp phi ngôn ngữ: Nhận thức về ngôn ngữ cơ thể, nét mặt, cử chỉ, giao tiếp bằng mắt và tông giọng là rất quan trọng để truyền tải thông điệp hiệu quả.

o    Sử dụng email hiệu quả: Sử dụng dòng tiêu đề rõ ràng, ngắn gọn, ưu tiên nội dung, chú ý giọng điệu, đọc lại, sử dụng dấu đầu dòng, trả lời nhanh chóng, và chữ ký chuyên nghiệp. Tránh những lỗi phổ biến như lạm dụng biểu tượng cảm xúc, "reply all" không cần thiết, gửi thông tin nhạy cảm không mã hóa, hoặc gửi email khi tức giận/sau khi uống rượu.

3.     Viết bài thuyết trình hấp dẫn:

o    Xác định rõ mục tiêu: Mọi bài thuyết trình tuyệt vời đều bắt đầu bằng một mục tiêu rõ ràng, mà người thuyết trình muốn đạt được thông qua bài thuyết trình.

o    Đặt khán giả lên hàng đầu: Người thuyết trình thường quên mất khán giả do căng thẳng, nhưng vấn đề là ở khán giả, không phải ở bạn.

o    Cấu trúc đơn giản: "Bắt đầu: Nói với họ những gì bạn sắp nói với họ; Giữa: Nói với họ; Kết thúc: Hãy nói với họ những gì bạn đã nói với họ".

o    Ngắn gọn và súc tích: Hầu hết các bài thuyết trình có thể được cải thiện bằng cách rút gọn. "Càng ngắn càng tốt và không ngắn hơn".

4.     Mười quy tắc khi nói trước công chúng:

o    Tiếp xúc tiến triển: Luyện tập thường xuyên để vượt qua nỗi sợ hãi.

o    90% chuẩn bị, 10% cảm hứng: Sự chuẩn bị kỹ lưỡng là bí quyết để tự tin và hiệu quả.

o    Diễn tập: Giúp phát triển trí nhớ cơ bắp và quản lý thời gian.

o    Hãy là chính mình: Khán giả muốn lắng nghe con người thật của bạn, không phải robot.

o    Xây dựng cầu nối với khán giả: Sử dụng các câu chuyện hoặc giai thoại để kết nối.

o    Chuẩn bị cho các câu hỏi: Dành khoảng 25% thời gian cho Hỏi & Đáp và suy nghĩ trước về các câu hỏi và câu trả lời tiềm năng.

o    Bối cảnh rất quan trọng: Kiểm soát môi trường thuyết trình để đảm bảo khán giả thoải mái và tập trung.

o    Kiểm tra trước khi bay: Luôn tự mình kiểm tra bài thuyết trình trên thiết bị sẽ sử dụng để tránh lỗi.

o    Mua cái clicker: Tránh nói "slide tiếp theo" làm gián đoạn dòng chảy.

o    Hít thở và mỉm cười: Giúp bạn và khán giả thư giãn.

V. Xây dựng Mạng lưới (Networking)

1.     Mạng lưới chuyên nghiệp là chất xúc tác: Mạng lưới thúc đẩy sự nghiệp của những người có và nuôi dưỡng chúng. Nó có thể được xây dựng và nuôi dưỡng ngay cả bởi những người không có năng khiếu bẩm sinh.

2.     Lợi ích của mạng lưới: Tăng khả năng hiển thị, tìm kiếm cơ hội mới, tìm kiếm tài năng mới, cố vấn và chia sẻ kiến thức/thông tin.

3.     Vượt qua nỗi sợ hãi: Rào cản lớn nhất là niềm tin tự giới hạn trong tâm trí chúng ta. Hãy bắt đầu nhỏ, tìm một người hỗ trợ, "câu cá ở nơi có cá" (tham gia các sự kiện phù hợp), và duy trì tần suất.

4.     Quản lý hồ sơ trực tuyến: LinkedIn và các nền tảng mạng xã hội khác là công cụ mạnh mẽ để kết nối và tạo ấn tượng chuyên nghiệp.

VI. Sức khỏe Tinh thần và Phục hồi (Mental Health and Recovery)

1.     Căng thẳng là điều không thể tránh khỏi, mục tiêu là quản lý và phục hồi: Nếu muốn tiến bộ, không thể loại bỏ hoàn toàn căng thẳng khỏi sự nghiệp. Mục tiêu là phục hồi hoàn toàn sau những ảnh hưởng của nó.

2.     Yếu tố kiểm soát: Cảm giác bất lực là một nguyên nhân gây căng thẳng nghiêm trọng. Phát triển "điểm kiểm soát sự nghiệp" bên trong (niềm tin rằng bạn có thể kiểm soát các sự kiện trong cuộc sống của mình) là rất quan trọng để quản lý căng thẳng.

3.     Tự chủ, trách nhiệm và hậu quả: Căng thẳng là kết quả của ba yếu tố này. Tăng cường tính tự chủ sẽ giúp giảm căng thẳng, ngay cả khi trách nhiệm và hậu quả vẫn cao.

4.     Mười bước thực tế cho một cuộc sống hạnh phúc và viên mãn hơn:

o    Xác định thành công có ý nghĩa gì với bạn: Thành công mang tính cá nhân.

o    Ranh giới: Đặt ra và thực thi ranh giới rõ ràng giữa công việc và cuộc sống cá nhân để bảo vệ thời gian và năng lượng.

o    Xem căng thẳng như một tín hiệu, không phải kẻ thù: Sử dụng căng thẳng làm hướng dẫn để giải quyết vấn đề.

o    Phục hồi là không thể thương lượng: Ngủ, nghỉ ngơi và các hoạt động giải trí là nền tảng của năng suất.

o    Làm việc thông minh hơn, không chỉ chăm chỉ hơn: Tập trung năng lượng vào những nhiệm vụ quan trọng nhất.

o    Duy trì hoạt động thể chất: Tập thể dục thường xuyên cải thiện tâm trạng, sự tập trung và khả năng phục hồi.

o    Cung cấp năng lượng cho cơ thể: Dinh dưỡng tốt và uống đủ nước.

o    Kiểm tra các mối quan hệ và vòng tròn xã hội: Dành thời gian cho những người nâng đỡ bạn.

o    Tạo không gian cho niềm vui và sự vui chơi: Để làm mới góc nhìn và giữ cho cuộc sống luôn tươi vui.

o    Thường xuyên suy ngẫm và điều chỉnh lộ trình: Kiểm điểm định kỳ để đảm bảo bạn đang đi đúng hướng.

Tóm lại, thành công trong sự nghiệp chủ yếu phụ thuộc vào thái độ, khả năng làm chủ các kỹ năng nền tảng (đặc biệt là lãnh đạo và giao tiếp), quản lý thời gian hiệu quả, xây dựng mạng lưới quan hệ và bảo vệ sức khỏe tinh thần của bản thân.

2. Yếu tố nào giúp tuyển dụng hiệu quả?

Theo các nguồn thông tin được cung cấp, quá trình tuyển dụng hiệu quả được quyết định bởi nhiều yếu tố, bao gồm cả phẩm chất của ứng viên và cách họ điều hướng quy trình ứng tuyển và phỏng vấn.

Dưới đây là các yếu tố chính:

1. Năng khiếu và Thái độ

• Thành công trong sự nghiệp luôn được quyết định bởi hai yếu tố: năng khiếu (kỹ năng và kinh nghiệm) và thái độ.
• Mặc dù nhà tuyển dụng quan tâm đến kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết, nhưng hiếm khi có một ứng viên duy nhất có đủ năng lực.
• Thái độ chính là yếu tố giúp bạn có được công việc hoặc thăng tiến, và thực sự quyết định toàn bộ sự nghiệp của bạn. Các khía cạnh chức năng của hầu hết các công việc có thể học nhanh chóng.
• Khả năng tuyển dụng và tiềm năng tương lai của bạn được tính bằng công thức: Tiềm năng nghề nghiệp = Thái độ x Năng khiếu. Điểm thấp ở một trong hai yếu tố sẽ hạn chế đáng kể sự tiến bộ của bạn.
• Thái độ được ưu tiên hơn năng khiếu. Năng khiếu không nhất thiết quyết định thái độ tích cực, và đôi khi, nhận thức về năng lực đã được thiết lập có thể hạn chế sự sẵn lòng học hỏi, lắng nghe, hợp tác và phát triển.
• Ứng viên lý tưởng không phải là người hiểu biết nhất, mà là người có kinh nghiệm và kỹ năng cần thiết, và quan trọng hơn là thái độ sẵn sàng học hỏi, phát triển và đóng góp lâu dài cho tổ chức, đồng thời có khả năng giúp đỡ người khác làm điều tương tự.

2. Quá trình tuyển dụng hai giai đoạn Hầu hết các quy trình tuyển dụng đều có hai giai đoạn riêng biệt:

• Giai đoạn 1: Ứng tuyển (Application)
• Mục tiêu của giai đoạn này là xác định ứng viên có kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp nhất và loại bỏ những ứng viên không đáp ứng được. Nhà tuyển dụng đang tìm kiếm những người để loại trừ nhằm rút ngắn danh sách xuống một con số dễ quản lý.
• Do đó, mục tiêu chính của bạn ở giai đoạn này không phải là được tuyển dụng mà là tiếp tục được xem xét cho công việc.
• Các chi tiết nhỏ như lỗi đánh máy rất quan trọng vì chúng có thể khiến bạn bị loại.
• Mặc dù số lượng ứng viên lớn, nhưng nhà tuyển dụng không nhận được nhiều hồ sơ chất lượng cao.
• Giai đoạn 2: Phỏng vấn (Interview)
• Giai đoạn phỏng vấn không giống như xổ số, nó khá dễ đoán và thành công đến từ sự chuẩn bị và luyện tập.
• Ở giai đoạn này, nhà tuyển dụng không tìm cách từ chối mà là tuyển dụng. Họ có một vấn đề và họ muốn bạn là giải pháp.
• Việc bạn được phỏng vấn đồng nghĩa với việc bạn đã được kết luận có các kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết.

3. Đặc điểm nhà tuyển dụng tìm kiếm Phần lớn nhà tuyển dụng tìm kiếm những đặc điểm tương đồng ở những người họ tuyển dụng, bao gồm:

• Sự dễ mến
• Hiểu biết về cách trở thành một thành viên tuyệt vời trong nhóm
• Tiềm năng lãnh đạo (hoặc kinh nghiệm)
• Kỹ năng giải quyết vấn đề
• Đạo đức nghề nghiệp tốt
• Năng lượng
• Niềm đam mê
• Sự nhiệt tình
• Khả năng phục hồi
• Bạn nên cố gắng thể hiện những điểm mạnh này ngay cả trong giai đoạn nộp đơn.

4. Trình độ chuyên môn và Kinh nghiệm làm việc

• Trình độ chuyên môn (bằng cấp) chủ yếu có giá trị khi bạn ứng tuyển vào công việc đầu tiên và là một thước đo cho sự sẵn sàng làm việc chăm chỉ và khả năng học hỏi.
• Kinh nghiệm làm việc trước đây và tham gia các chương trình thực tập là vô cùng quý giá khi tìm việc làm cho người mới vào nghề, và loại hình kinh nghiệm đó không quá quan trọng. Kinh nghiệm làm việc giúp bạn trở thành một ứng viên thú vị, toàn diện và hiểu biết hơn, đồng thời cung cấp hướng dẫn thực tế về hiệu suất làm việc trong tương lai.
• Hãy đảm bảo bạn có được thư giới thiệu tốt.

5. Sơ yếu lý lịch (CV) và Thư xin việc (Cover Letter)

• Sơ yếu lý lịch là một tờ thông tin đơn giản. Nguyên tắc là giữ cho nó đơn giản, không sử dụng hình ảnh hoặc clip nghệ thuật (trừ khi được yêu cầu), sử dụng tối đa hai màu và hai phông chữ cổ điển. Độ dài không quan trọng bằng chất lượng nội dung.
• Thư xin việc cần được điều chỉnh cho phù hợp với từng đơn xin việc cụ thể, thể hiện sự hiểu biết về cơ hội, niềm đam mê với vị trí và bằng chứng về sự phù hợp của bạn. Cần chân thành, tự tin, ngắn gọn và được đọc kỹ, hiệu đính.
• Cả CV và thư xin việc không giúp bạn có việc làm, nhưng nếu chúng cẩu thả hoặc đầy lỗi, chúng có thể khiến bạn mất việc.
• "Cho họ những gì họ muốn": Lấy càng nhiều thông tin từ mô tả công việc càng tốt và diễn đạt lại cho nhà tuyển dụng bằng chính ngôn ngữ của họ.
• Cẩn thận với AI: AI có thể hỗ trợ nhưng không đủ tốt để tự làm việc. Hãy đảm bảo hồ sơ của bạn có đủ thông tin về bạn và không trông giống tài liệu chung chung do AI tạo ra. Hồ sơ nên cụ thể và phù hợp nhất có thể.
• Nếu được chọn phỏng vấn, hãy gửi email cảm ơn ngắn gọn và lịch sự. Nếu bị từ chối, hãy lịch sự xin phản hồi mang tính xây dựng.

6. Phỏng vấn

• Lý do để lạc quan: Nhà tuyển dụng muốn tuyển dụng bạn; họ muốn bạn thành công. Thành công phụ thuộc 90% vào nỗ lực, 10% vào cảm hứng.
• Nghiên cứu kỹ lưỡng: Nghiên cứu mô tả công việc, LinkedIn của người phỏng vấn, trang web công ty, và các nguồn thông tin mở khác (ví dụ: Glassdoor) để đưa ra câu trả lời có sức nặng.
• Chuẩn bị câu trả lời: Chuẩn bị kỹ lưỡng các câu trả lời cho những câu hỏi phỏng vấn kinh điển (ví dụ: "Hãy kể về bạn", "Điểm mạnh/yếu của bạn là gì?", "Tại sao bạn muốn làm việc ở đây?"). Viết ra giấy và đọc to để luyện tập.
• Thực hành: Luyện tập phỏng vấn với bạn bè hoặc đồng nghiệp để phát triển trí nhớ cơ bắp và nhận phản hồi.
• Đặt câu hỏi cho người phỏng vấn: Luôn chuẩn bị sẵn 2-3 câu hỏi. Tránh hỏi về lương hoặc chế độ làm việc linh hoạt quá sớm trong quá trình phỏng vấn.
• Những điều không nên làm: Không bao giờ đến muộn, ăn mặc không phù hợp, nói xấu công ty/đồng nghiệp cũ, nhai kẹo cao su, nói dối, hoặc có vẻ ngoài không sạch sẽ.

Tóm lại, để tuyển dụng hiệu quả, cần tập trung vào việc thể hiện thái độ tích cực, sự chuẩn bị kỹ lưỡng, khả năng giải quyết vấn đề và sự phù hợp với văn hóa tổ chức, bên cạnh việc có năng khiếu cần thiết.

3. Làm thế nào để duy trì sự cân bằng và tránh kiệt sức trong hành trình phát triển nghề nghiệp?

Để duy trì sự cân bằng và tránh kiệt sức trong hành trình phát triển nghề nghiệp, cần có sự hiểu biết sâu sắc về các yếu tố gây căng thẳng và kiệt sức, đồng thời chủ động áp dụng các chiến lược quản lý hiệu quả.

Dưới đây là các yếu tố và cách thức được đề xuất từ nguồn tài liệu để duy trì sự cân bằng và tránh kiệt sức:

1. Hiểu về Căng thẳng và Kiệt sức

• Căng thẳng là điều không thể tránh khỏi: Cũng giống như một vận động viên không thể tránh khỏi thất bại, việc cố gắng loại bỏ hoàn toàn căng thẳng khỏi sự nghiệp là vô ích nếu bạn muốn tiến bộ hoặc đạt được bất kỳ mục tiêu nào xứng đáng với nỗ lực. Mục tiêu là quản lý căng thẳng và đảm bảo khả năng phục hồi hoàn toàn sau những tác động của nó.
• Kiệt sức là gì? Tổ chức Y tế Thế giới định nghĩa kiệt sức bởi ba khía cạnh: cảm giác cạn kiệt năng lượng hoặc kiệt sức, khoảng cách tinh thần ngày càng xa vời với công việc, và giảm hiệu quả chuyên môn.
• Nguyên nhân gây căng thẳng liên quan đến công việc bao gồm: thiếu sự hài lòng trong công việc, thiếu thời gian hoàn thành nhiệm vụ quan trọng, thiếu phản hồi tích cực, xung đột, quấy rối, mất cân bằng giữa công việc và cuộc sống, môi trường làm việc không an toàn/sạch sẽ, nguy cơ mất việc và sự thay đổi liên tục. Ngay cả những công việc yêu thích cũng có thể dẫn đến kiệt sức.

2. Tầm quan trọng của Quyền kiểm soát (Tự chủ)

• Vị trí kiểm soát (Locus of Control): Nhà tâm lý học Julian B. Rotter đã phát triển khái niệm này để đánh giá mức độ mọi người tin rằng mình có thể kiểm soát các sự kiện trong cuộc sống.
• Người có điểm kiểm soát nội tại tin rằng chính họ là người nắm quyền kiểm soát cuộc sống và là động lực chính cho thành công.
• Người có điểm kiểm soát bên ngoài tin rằng các yếu tố không thể kiểm soát như số phận, vận may là những yếu tố chi phối chính.
• Tăng cường tự chủ để giảm căng thẳng: Căng thẳng thường là kết quả của ba yếu tố: tự chủ (khả năng tác động đến kết quả), trách nhiệm (mức độ chịu trách nhiệm về kết quả), và hậu quả (ý nghĩa của kết quả). Khi chúng ta có thể tăng cường tính tự chủ, mức độ căng thẳng sẽ giảm bớt, ngay cả khi trách nhiệm và hậu quả vẫn cao. Con đường hướng tới tính tự chủ cao hơn là con đường chính để giảm căng thẳng.
• Kiểm soát công việc cho phép chúng ta làm việc theo cách quản lý và giảm thiểu căng thẳng hiệu quả. Khi bạn càng cao cấp trong sự nghiệp, bạn càng có khả năng kiểm soát công việc tốt hơn, điều này rất quan trọng để giữ gìn sức khỏe.

3. Các bước thực tế để duy trì sự cân bằng và tránh kiệt sức

Nguồn tài liệu cung cấp mười hai bước thực tế để đưa trọng tâm kiểm soát về phía bạn, tăng cường tính tự chủ và phục hồi khi gặp khó khăn và mười bước thực tế cho một cuộc sống hạnh phúc và viên mãn hơn:

a. Về Quản lý công việc và Thời gian:

• Sự rõ ràng: Xác định điều gì quan trọng nhất (và điều gì không quan trọng) đối với thành công của bạn và nhóm. Sự rõ ràng giúp bạn ưu tiên nhiệm vụ và loại bỏ những thứ không cần thiết, tập trung vào những gì quan trọng nhất để giảm căng thẳng.
• Cẩn thận với chủ nghĩa hoàn hảo: Tốt thường là đủ tốt để hoàn thành công việc. Hoàn hảo là điều không thể đạt được và bạn nên dành sự phấn đấu cho sự vĩ đại cho những dự án và khoảnh khắc quan trọng nhất.
• Làm những công việc khó khăn hoặc khó chịu trước tiên: Đặt những việc khẩn cấp hoặc không mong muốn lên đầu danh sách việc cần làm mỗi ngày để giảm căng thẳng không cần thiết do trì hoãn.
• Ngừng làm nhiều việc cùng lúc (đa nhiệm): Đây là thói quen tệ hại nhất làm giảm năng suất. Tập trung cao độ vào những nhiệm vụ quan trọng nhất sẽ đạt được kết quả tốt hơn. Dọn dẹp lịch trình của bạn và dành thời gian cho những việc thực sự tạo ra sự khác biệt.
• Kiểm soát ngày của bạn: Kiểm soát nhật ký làm việc, từ chối các cuộc họp không cần thiết và giảm thời gian tham gia các cuộc họp.
• Làm việc thông minh hơn, không chỉ chăm chỉ hơn: Dành năng lượng cho những nhiệm vụ quan trọng nhất và mang lại hiệu quả cao nhất. Học cách giao việc hiệu quả và tập trung vào 20% nỗ lực mang lại 80% kết quả.

b. Về Phục hồi và Chăm sóc bản thân:

• Phục hồi dựa trên công việc: Nghỉ giải lao thường xuyên trong ngày, hoạt động thể chất ngắn, và ra ngoài trời để nạp lại năng lượng. Tránh ăn trưa tại bàn làm việc.
• Đầu tư thời gian cho bản thân: Đảm bảo cân bằng giữa công việc, gia đình, bạn bè và sở thích. Phục hồi là một sự đầu tư tích cực vào các khía cạnh khác trong cuộc sống của bạn.
• Một giờ ích kỷ mỗi tuần: Tìm một hoạt động mà bạn thực hiện ít nhất một lần một tuần, hoàn toàn ích kỷ, không cho phép não bạn có chỗ cho bất cứ điều gì khác.
• Vách ngăn lửa (Firebreaks): Thiết lập ranh giới rõ ràng giữa công việc và cuộc sống cá nhân, tránh kiểm tra email công việc ngoài giờ làm việc.
• Thói quen lành mạnh: Áp dụng các kỹ thuật như thiền, tập thể dục, yoga hoặc thư giãn cơ tiến triển để kiểm soát căng thẳng. Ăn uống cân bằng, hạn chế đường và đồ uống có đường, uống nhiều nước và ngủ đủ giấc.
• Duy trì hoạt động thể chất: Vận động là liều thuốc. Tập thể dục thường xuyên cải thiện tâm trạng, sự tập trung và khả năng phục hồi trước căng thẳng.
• Kiểm tra các mối quan hệ và vòng tròn xã hội của bạn: Dành thời gian cho những người nâng đỡ, khiến bạn cười và truyền cảm hứng cho bạn. Những mối quan hệ sâu sắc giúp bảo vệ bạn khỏi căng thẳng và cô đơn.
• Tạo không gian cho niềm vui và sự vui chơi: Dành thời gian cho những hoạt động khiến bạn hạnh phúc mà không có mục đích nào khác ngoài niềm vui.
• Thường xuyên suy ngẫm và điều chỉnh lộ trình: Kiểm điểm định kỳ để đảm bảo bạn vẫn rõ ràng về mục tiêu, cách quản lý căng thẳng và những gì cần điều chỉnh.

c. Về Vai trò của Lãnh đạo và Đồng nghiệp:

• Nhớ đến mọi người khác: Nếu bạn có trách nhiệm với người khác, hãy giúp họ tăng cường tính tự chủ, giảm căng thẳng và cải thiện khả năng phục hồi bằng cách chủ động trao đổi.
• Tìm kiếm phản hồi: Đừng chỉ dựa vào quy trình đánh giá chính thức hàng năm. Hãy tìm kiếm phản hồi không chính thức từ những người bạn làm việc cùng, hỏi những câu hỏi đơn giản như "Tôi nên dừng lại, bắt đầu và tiếp tục làm gì?".
• Đừng ngại nhờ giúp đỡ: Khi cảm thấy quá tải, hãy nói chuyện với sếp, người hướng dẫn, đồng nghiệp hoặc bộ phận nhân sự.

Việc duy trì sự cân bằng và tránh kiệt sức đòi hỏi sự chủ động, rõ ràng và nhất quán trong việc quản lý thời gian, năng lượng và các mối quan hệ, cả trong công việc lẫn cuộc sống cá nhân.

4. Chris Hirst lập luận rằng "các cuộc họp rất quan trọng, vì vậy hãy làm chúng tốt hơn". Thảo luận các nguyên tắc và thực hành mà ông đề xuất để đạt được mục tiêu này, bao gồm "Bốn chữ A* của những cuộc họp lớn (*và một chữ P)" và lời khuyên cho người chủ trì cuộc họp. Bạn tin rằng những thực hành này có thể thực sự tạo ra "cuộc cách mạng về các cuộc họp" như tác giả gợi ý không?

Chris Hirst lập luận rằng các cuộc họp là nền tảng cơ bản cho hoạt động của một tổ chức nhưng thường là "một sự chuyên quyền khủng khiếp có thể phá hỏng ngày làm việc của chúng ta". Ông tin rằng thay đổi dễ dàng nhất, hiệu quả nhất và mạnh mẽ nhất mà mọi tổ chức có thể thực hiện để chuyển đổi văn hóa, năng suất và sự gắn kết của nhân viên chính là giảm số cuộc họp nhưng cải thiện chất lượng cuộc họp.

Để đạt được mục tiêu này, Chris Hirst đề xuất một tập hợp các nguyên tắc và thực hành, bao gồm "Bốn chữ A* của những cuộc họp lớn (*và một chữ P)" và lời khuyên cho người chủ trì cuộc họp.

Bốn chữ A của những cuộc họp lớn (*và một chữ P)*:

1.     Mục tiêu (Aim):

o    Mỗi cuộc họp phải có mục tiêu rõ ràng. Mục tiêu này cần được nêu rõ bằng chữ in đậm ở đầu chương trình nghị sự, hoặc trong thư mời họp.

o    Việc đặt ra mục tiêu rõ ràng giúp đảm bảo cuộc họp sử dụng thời gian hiệu quả hơn và đạt được mục tiêu tốt hơn.

o    Hirst khuyên không bao giờ gọi một cuộc họp là "buổi họp bù" vì điều đó thể hiện sự lười biếng và thiếu tổ chức, dẫn đến việc lãng phí thời gian.

2.     Chương trình nghị sự (Agenda):

o    Luôn gửi chương trình nghị sự ít nhất hai mươi bốn giờ trước để người tham dự có thời gian chuẩn bị.

o    Chương trình nghị sự phải bao gồm: Mục đích (in đậm), địa điểm và thời gian, người chủ trì, các điểm cần đề cập (ghi rõ tên), danh sách người tham dự và chức danh, và bất kỳ tài liệu nào cần đọc trước.

o    Những thói quen này thường bị bỏ quên đối với các cuộc họp "ít quan trọng" nhưng lại cần thiết để cải thiện hiệu quả.

3.     Người tham dự (Attendees):

o    Người chủ trì cần suy nghĩ cẩn thận về việc nên mời ai, chỉ mời những người có vai trò cụ thể.

o    Việc kiểm soát danh sách người tham dự chặt chẽ hơn có thể dẫn đến ít cuộc họp hơn và cải thiện chất lượng.

o    Người tham dự được mời nên tích cực tham gia; không nên mời mọi người đến họp nếu không giúp họ đóng góp ý kiến.

4.     Hành động (Actions):

o    Đây là phần quan trọng nhất của bất kỳ cuộc họp nào: phải có tóm tắt rõ ràng về các hành động đã được thống nhất trước khi kết thúc.

o    Bản tóm tắt nên bao gồm: các quyết định, các hành động đã thỏa thuận, tên của người chịu trách nhiệm, hạn chót hoàn thành, và ngày họp tiếp theo.

o    Rất ít cuộc họp cần biên bản chi tiết, nhưng tất cả các cuộc họp quan trọng cần được ghi chép và gửi cho người tham dự trong vòng 24 giờ.

o    Hirst nhấn mạnh vai trò của người có vị trí thấp nhất trong phòng trong việc ghi chép và phổ biến tài liệu họp như một cơ hội phát triển chuyên môn.

5.     Đúng giờ (Punctuality):

o    Cuộc họp nên bắt đầu đúng giờ. Hirst chia sẻ kinh nghiệm của mình là luôn bắt đầu đúng giờ với bất kỳ ai có mặt, và yêu cầu những người đến muộn hơn năm phút không tham dự.

o    Việc đúng giờ là một văn hóa quan trọng giúp giảm bớt sự bực bội và tăng hiệu quả. Cuộc họp cũng nên kết thúc đúng giờ.

Lời khuyên cho người chủ trì cuộc họp:

• Chuẩn bị chương trình nghị sự kỹ lưỡng và lưu hành trước.
• Ngồi ở vị trí thể hiện vai trò chủ trì, như đầu bàn hoặc giữa phía hướng ra cửa (vị trí chiếc ghế đỏ).
• Đảm bảo cuộc họp diễn ra đúng giờ và mỗi điểm trong chương trình nghị sự đều có đủ thời gian thảo luận; nếu không thể, hãy hoãn lại hoặc thảo luận ngoại tuyến.
• Luôn bắt đầu với những chủ đề quan trọng nhất để đảm bảo có đủ thời gian để kết luận.
• Tóm tắt các hành động và quyết định đã thống nhất trước khi cuộc họp kết thúc.
• Cân bằng giọng nói: Người chủ trì có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo mọi người cư xử đúng mực và tiếng nói của mọi người đều được lắng nghe. Điều này bao gồm việc lịch sự cắt ngang những người nói quá nhiều, đưa những người đi lạc đề trở lại chương trình nghị sự, và chủ động lôi kéo những giọng nói nhỏ nhẹ hoặc im lặng vào cuộc trò chuyện.
• Cuộc họp ảo: Hirst đưa ra các lời khuyên cụ thể cho cuộc họp trực tuyến, như đăng nhập sớm 5 phút và tắt tiếng, bật camera (trừ khi có lý do chính đáng), chú ý đến phông nền và trang phục, và tắt micrô khi người khác phát biểu. Ông cũng nhấn mạnh rằng vai trò của người chủ trì càng quan trọng hơn trong các cuộc họp trực tuyến do khó đọc ngôn ngữ cơ thể và ngắt lời. Ông khuyến nghị tránh các cuộc họp vừa trực tuyến vừa trực tiếp cho các chủ đề quan trọng.

Về khả năng tạo ra "cuộc cách mạng về các cuộc họp":

Chris Hirst tin rằng những thực hành này có thể tạo ra một cuộc cách mạng. Ông lập luận rằng việc điều hành những cuộc họp hiệu quả không đòi hỏi tài năng đặc biệt nào. Thật vậy, ông nhấn mạnh rằng phần lớn các cuộc họp mà chúng ta tham dự không được tốt lắm do chúng được xây dựng, thiết kế và trình bày kém. Điều này cho thấy có một cơ hội lớn để nổi bật và cải thiện. Hirst cho rằng, nếu mọi người áp dụng những nguyên tắc này, thì "ai cũng có thể làm được điều này ngay bây giờ".

Tác giả tin rằng việc cải thiện chất lượng cuộc họp, dù chỉ là 20%, có thể giúp chúng ta có lại cả một ngày mỗi tuần để suy nghĩ, làm việc thực tế, hoặc dành thời gian cho cuộc sống cá nhân. Điều này hoàn toàn miễn phí và mang lại lợi ích lớn.

Tuy nhiên, khả năng thực sự tạo ra "cuộc cách mạng" sẽ phụ thuộc vào việc các cá nhân và tổ chức có sẵn sàng chấp nhận sự rõ ràng, kỷ luật và hành động quyết tâm mà những nguyên tắc này đòi hỏi hay không. Mặc dù các quy tắc đơn giản, việc áp dụng chúng đòi hỏi nỗ lực có ý thức và sự kiên trì, đặc biệt khi mọi người có xu hướng "ngủ quên" trong các thói quen làm việc kém hiệu quả. Mặc dù Hirst khẳng định rằng "biết không đồng nghĩa với làm" và nhiều người vẫn mắc phải những lỗi dễ tránh, việc những thực hành này đã được nêu rõ ràng và chứng minh hiệu quả cho thấy tiềm năng thay đổi là rất lớn nếu chúng được áp dụng một cách nhất quán.

5. Phân tích cách cuốn sách giải quyết vấn đề sức khỏe tinh thần và căng thẳng liên quan đến công việc. Thảo luận về khái niệm "vị trí kiểm soát" của Rotter và các bước thực tế mà tác giả đề xuất để tăng cường tính tự chủ và phục hồi. Làm thế nào những lời khuyên này có thể được áp dụng không chỉ cho cá nhân mà còn cho các nhà lãnh đạo để hỗ trợ đội ngũ của họ?

Chris Hirst trong cuốn sách "Không thể thiếu" lập luận rằng sức khỏe tinh thần và căng thẳng liên quan đến công việc là những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự nghiệp và cuộc sống cá nhân của mỗi người. Ông nhấn mạnh rằng căng thẳng là một phần không thể tránh khỏi của sự nghiệp nếu chúng ta muốn tiến bộ và đạt được những mục tiêu xứng đáng. Mục tiêu không phải là loại bỏ hoàn toàn căng thẳng, mà là quản lý nó và đảm bảo khả năng phục hồi hoàn toàn sau những tác động của nó, giống như một thanh thép có thể trở lại hình dạng ban đầu sau khi chịu tải trọng.

Cách cuốn sách giải quyết vấn đề sức khỏe tinh thần và căng thẳng liên quan đến công việc:

• Sự gia tăng căng thẳng và kiệt sức: Hirst chỉ ra rằng ngày càng có nhiều bằng chứng cho thấy mức độ căng thẳng và kiệt sức liên quan đến công việc đang gia tăng, đặc biệt là sau đại dịch. Kiệt sức được Tổ chức Y tế Thế giới định nghĩa bằng ba khía cạnh: cảm giác cạn kiệt năng lượng hoặc kiệt sức, khoảng cách tinh thần ngày càng xa vời với công việc, và giảm hiệu quả chuyên môn. Ông cảnh báo rằng căng thẳng quá mức có thể dẫn đến một vòng luẩn quẩn, làm giảm khả năng hoạt động và từ đó tăng thêm mức độ căng thẳng.
• Nguyên nhân gây căng thẳng: Các yếu tố góp phần gây căng thẳng bao gồm: thiếu sự hài lòng trong công việc, thiếu thời gian hoàn thành nhiệm vụ quan trọng, thiếu phản hồi tích cực, xung đột, quấy rối, mất cân bằng công việc-cuộc sống, môi trường làm việc không an toàn hoặc bẩn thỉu, nguy cơ mất việc và sự thay đổi liên tục. Cảm giác bất lực là một trong những nguyên nhân nghiêm trọng nhất.
• Tầm quan trọng của việc kiểm soát: Hirst khẳng định rằng dù công việc có thể gây căng thẳng đến đâu, chúng ta không bao giờ bất lực. Việc hiểu rõ nguyên nhân và triệu chứng của căng thẳng là rất quan trọng để giảm thiểu tác động của nó và phục hồi đúng cách.

Khái niệm "vị trí kiểm soát" của Rotter và các bước thực tế để tăng cường tính tự chủ và phục hồi:

Chris Hirst đưa ra khái niệm "vị trí kiểm soát" (locus of control) của nhà tâm lý học Julian B. Rotter.

• Vị trí kiểm soát nội tại (internal locus of control): Những người tin rằng họ là người nắm quyền kiểm soát chính đối với các sự kiện trong cuộc sống của mình.
• Vị trí kiểm soát bên ngoài (external locus of control): Những người tin rằng các sự kiện ảnh hưởng đến cuộc sống của họ chủ yếu là do các yếu tố bên ngoài (như số phận hay vận may) thúc đẩy.

Hirst nhấn mạnh rằng mục đích chính của cuốn sách là cung cấp công cụ và sự tự tin để kiểm soát sự nghiệp của mình, giúp bạn tìm ra "điểm kiểm soát sự nghiệp" bên trong chính mình. Ông lập luận rằng nếu chúng ta có thể tăng cường tính tự chủ (autonomy), căng thẳng sẽ giảm bớt, ngay cả khi trách nhiệm và hậu quả của hành động vẫn còn cao.

Ông đề xuất mười hai bước thực tế để đưa trọng tâm kiểm soát về phía cá nhân, tăng cường tính tự chủ và phục hồi khi gặp khó khăn:

1.     Sự rõ ràng: xác định điều gì quan trọng nhất (và điều gì không quan trọng).

2.     Cẩn thận với chủ nghĩa hoàn hảo: "Hoàn hảo" có thể là kẻ thù của "hoàn thành" đối với phần lớn công việc.

3.     Làm những công việc khó khăn hoặc khó chịu trước: Giảm căng thẳng không cần thiết bằng cách giải quyết các nhiệm vụ khẩn cấp hoặc không mong muốn ngay lập tức.

4.     Ngừng làm nhiều việc cùng lúc (đa nhiệm): Đây là thói quen tệ hại nhất, khiến bạn bận rộn nhưng đạt được ít kết quả. Hãy tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất.

5.     Kiểm soát ngày của bạn: Chủ động quản lý lịch trình, từ chối các cuộc họp không cần thiết để tập trung vào những lĩnh vực quan trọng nhất.

6.     Phục hồi dựa trên công việc: Nghỉ giải lao thường xuyên trong ngày, đi bộ, ra ngoài trời để nạp lại năng lượng.

7.     Đầu tư thời gian cho bản thân: Đảm bảo có sự cân bằng giữa công việc và các khía cạnh khác của cuộc sống như gia đình, bạn bè, sở thích.

8.     Một giờ ích kỷ mỗi tuần: Dành ít nhất một giờ mỗi tuần cho một hoạt động hoàn toàn chiếm hết tâm trí, không cho phép công việc xen vào.

9.     Vách ngăn lửa (Firebreaks): Thiết lập ranh giới rõ ràng giữa công việc và cuộc sống cá nhân, tránh kiểm tra email công việc ngoài giờ làm.

10.                        Thói quen lành mạnh: Thực hành các bài tập như thiền, tập thể dục, yoga hoặc thư giãn cơ tiến triển để kiểm soát căng thẳng và tăng cường sự tập trung.

11.                        Hãy nhớ đến mọi người khác: Nhận thức rằng những người khác cũng muốn giảm căng thẳng và có sự nghiệp tốt.

12.                        Luôn luôn thoa kem chống nắng: Và luôn sử dụng hết tiền nghỉ phép của bạn.

Cách những lời khuyên này có thể được áp dụng cho các nhà lãnh đạo để hỗ trợ đội ngũ của họ:

Chris Hirst nhấn mạnh rằng khả năng của một nhà lãnh đạo trong việc xây dựng một nền văn hóa tuyệt vời chính là "siêu năng lực" của họ. Văn hóa được định nghĩa bằng hành vi của người lãnh đạo. Để hỗ trợ đội ngũ của mình, các nhà lãnh đạo cần:

• Nhận biết dấu hiệu kiệt sức ở người khác: Các nhà lãnh đạo có trách nhiệm nhận ra các dấu hiệu kiệt sức ở nhân viên và giúp đỡ họ.
• Tăng cường tính tự chủ cho nhân viên: Giúp nhân viên hiểu cách họ có thể tăng cường tính tự chủ, giảm căng thẳng và cải thiện khả năng phục hồi của mình. Việc đơn giản là trò chuyện cũng có thể mang lại sự thay đổi.
• Thúc đẩy văn hóa hỗ trợ và hòa nhập: Trong một đội ngũ hiệu quả, mọi người được kỳ vọng sẽ cư xử đúng mực và tuân thủ các tiêu chuẩn chung. Người lãnh đạo phải đảm bảo rằng mọi tiếng nói đều được lắng nghe và mọi người được đối xử tôn trọng, ngay cả những giọng nói nhỏ nhẹ hoặc im lặng.
• Đầu tư vào các chương trình hỗ trợ sức khỏe tinh thần: Các nhà lãnh đạo nên khuyến khích các tổ chức triển khai các chương trình giúp kiểm soát căng thẳng và tận dụng tối đa chúng.
• Làm gương về việc quản lý thời gian và phục hồi: Bằng cách áp dụng các nguyên tắc như làm việc thông minh hơn, nghỉ giải lao và duy trì thói quen lành mạnh, nhà lãnh đạo có thể tạo ra một môi trường khuyến khích nhân viên làm điều tương tự.
• Tập trung vào hành động và giải pháp: Hirst nhấn mạnh rằng người lãnh đạo hiệu quả là người giải quyết vấn đề và khuyến khích nhóm hành động. Điều này gián tiếp giảm căng thẳng do sự trì trệ hoặc thiếu rõ ràng.

Cuộc cách mạng về các cuộc họp và sức khỏe tinh thần:

Mặc dù câu hỏi ban đầu tập trung vào "cuộc cách mạng về các cuộc họp", Hirst mở rộng ý này ra toàn bộ sự nghiệp. Ông tin rằng việc áp dụng những nguyên tắc này có thể tạo ra một "cuộc cách mạng" trong cách chúng ta làm việc và trải nghiệm sự nghiệp của mình. Bằng cách cải thiện chất lượng cuộc họp, quản lý thời gian hiệu quả hơn, và đặc biệt là kiểm soát căng thẳng và tăng cường tính tự chủ, mỗi cá nhân có thể lấy lại thời gian và năng lượng đáng kể, dẫn đến sự hài lòng và thành công hơn. Hirst khẳng định rằng không có gì trong những lời khuyên này là vượt quá khả năng của bất kỳ ai, và việc áp dụng chúng một cách nhất quán sẽ dẫn đến một sự nghiệp viên mãn và bổ ích. Đây chính là "cuộc cách mạng" mà ông gợi ý – sự chuyển đổi từ một công việc chuyên quyền, mệt mỏi sang một sự nghiệp nơi cá nhân có quyền kiểm soát, cảm thấy có mục đích và phát triển.

Đọc sách Online